Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die auf dieser Seite beschriebene Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Matteo Cordtomeikel
KARLA
Obernstraße 50
33602 Bielefeld
E-Mail: matteo@cordtomeikel.com

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, genügt eine formlose Nachricht an diese Adresse.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Dazu besteht keine Pflicht, weil bei uns weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Ihr Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist der Verantwortliche aus Abschnitt 1.

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website usekarla.com besuchen, uns schreiben oder mit uns einen Vertrag schließen. Dafür sind wir selbst verantwortlich.

Außerdem erklärt sie, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie KARLA als Beschäftigte oder Beschäftigter eines Kundenbetriebs nutzen. Dafür ist Ihr Betrieb verantwortlich, wir handeln nur in seinem Auftrag (Abschnitt 7).

Die Website wird von der lowcloud UG (haftungsbeschränkt), Obernstraße 50, 33602 Bielefeld, betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Sachsen). lowcloud ist dabei unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf einer Seite überträgt Ihr Browser technisch notwendige Angaben, vor allem Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Browserkennung. Ohne diese Angaben lässt sich die Seite nicht ausliefern. Unser Webserver speichert keine Zugriffsprotokolle. Soweit der vorgeschaltete Server von lowcloud Verbindungsdaten protokolliert, dient das der Abwehr von Angriffen und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und funktionierende Website.

Wir setzen weder Cookies noch Analyse- oder Werbedienste ein. Die Website lädt keine Inhalte von fremden Servern nach, auch die Schriften liefern wir selbst aus. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Das Anfrageformular auf der Seite „KARLA kennenlernen“ ist noch nicht freigeschaltet und überträgt keine Daten. Bevor es in Betrieb geht, ergänzen wir diese Erklärung.

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Anfragen beantworten zu können.

Unser Postfach läuft über Google Workspace. Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland, die dabei als unser Auftragsverarbeiter tätig ist. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln vereinbart.

Wir löschen Ihre Nachricht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist. Das gilt nicht, soweit steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, etwa bei Schriftverkehr zu einem Vertrag.

Wenn Ihr Betrieb KARLA kennenlernen möchte oder einen Vertrag mit uns schließt, verarbeiten wir die Kontaktdaten der Ansprechpersonen (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion) sowie die Vertrags- und Rechnungsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Daten von Ansprechpersonen eines Betriebs ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist die Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit dem Betrieb. Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren wir so lange auf, wie das Steuerrecht es verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wer verantwortlich ist

KARLA ist eine KI-Kollegin, die wir für einen Betrieb einrichten und betreuen. Für alle Daten, die Beschäftigte bei der Nutzung eingeben oder hochladen, ist der Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir mit jedem Kundenbetrieb schließen. Der Betrieb informiert seine Beschäftigten über die Nutzung (Art. 13 DSGVO) und stützt sie auf eine passende Rechtsgrundlage, in der Regel § 26 BDSG.

Wo KARLA läuft

KARLA läuft auf der Agentenplattform der lowcloud UG (haftungsbeschränkt), Bielefeld. Jeder Kundenbetrieb erhält dort einen eigenen Arbeitsbereich, der von anderen Betrieben getrennt ist. Darin liegen die Unterhaltungen, die Unterlagen des Betriebs und die Protokolle der einzelnen Arbeitsschritte. Nach Angabe von lowcloud liegen diese Daten in der eigenen Datenbank von lowcloud, ein externer Speicherdienst wird nicht genutzt.

Beschäftigte melden sich im Browser über einen persönlichen Anmeldelink an, den sie per E-Mail erhalten. Dafür verarbeitet lowcloud die dienstliche E-Mail-Adresse.

Wer die Antworten berechnet

Die Antworten erzeugt ein Sprachmodell. Die Anfragen dafür leitet lowcloud an die Melious AI GmbH, Saarbrücken, weiter. Das gilt auch für die Aufbereitung der hochgeladenen Unterlagen, damit KARLA darin suchen kann. Melious lässt die Berechnung in Rechenzentren europäischer Partner in der EU oder im EWR ausführen. Nach eigener Angabe speichert Melious keine Inhalte der Anfragen, sondern nur Abrechnungsdaten wie Zeitpunkt und Umfang, und verwendet die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Für KARLA ist ein Modell eingestellt, das ausschließlich auf diesem Weg läuft.

An das Sprachmodell gehen Ihre Frage samt dem bisherigen Verlauf der Unterhaltung und passende Auszüge aus den Unterlagen Ihres Betriebs. Wir selbst verwenden Ihre Inhalte ebenfalls nicht zum Training von KI-Modellen.

Nutzung in Microsoft Teams

Nutzt Ihr Betrieb KARLA in Microsoft Teams, laufen die Nachrichten über den Bot-Dienst von Microsoft, und zwar im Rahmen des Microsoft-Vertrags Ihres Betriebs. Microsoft sichert für diesen Dienst keine Verarbeitung ausschließlich in der EU zu, eine Übermittlung in die USA ist möglich. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. In Teams kann KARLA nur lesen und antworten, aber nichts senden oder ändern.

Was wir als Betreuer sehen

In unserer Betreueransicht sehen wir den Verbrauch, die E-Mail-Adressen und Rollen der Mitglieder, die letzte Aktivität und wann jemand mit welchem Agenten gesprochen hat. Den Inhalt der Unterhaltungen zeigt diese Ansicht nicht. Auf Inhalte greifen wir nur zu, soweit es für Einrichtung, Pflege oder Fehlersuche nötig ist oder Ihr Betrieb uns darum bittet.

Auch Administratoren Ihres Betriebs können im Arbeitsbereich sehen, wann wer mit KARLA gesprochen hat. Besteht ein Betriebsrat, sollte Ihr Betrieb die Einführung deshalb mit ihm abstimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

KARLAs Antworten werden in der EU oder im EWR berechnet. Eine Übermittlung in die USA ist in zwei Fällen möglich: bei E-Mails über Google Workspace und bei der Nutzung in Microsoft Teams. Beide Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Unternehmen hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO).

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21).

Wenn Sie KARLA als Beschäftigte oder Beschäftigter eines Kundenbetriebs nutzen, wenden Sie sich mit diesen Anliegen bitte zuerst an Ihren Betrieb, denn er ist für diese Daten verantwortlich. Wir unterstützen ihn dabei. In allen anderen Fällen schreiben Sie an matteo@cordtomeikel.com. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort oder Arbeitsplatz wenden.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 2026-10-02. Wenn sich die Verarbeitung ändert, etwa weil ein neuer Dienstleister hinzukommt, passen wir den Text an. Kundenbetriebe informieren wir über wesentliche Änderungen vorab per E-Mail.